مدیریت پروژه نوین براساس استاندارد جدید PMBOK ۷-۲۰۲۱

محمد احمدزاده مدرس ارشد دوره‌های مدیریت در یادداشتی دنیای‌اقتصاد نوشت: انستیتو جهانی مدیریت پروژه یا PMI که یکی از اصلی‌ترین مراجع تخصصی مدیریت پروژه در دنیا است، هر ۳ سال یک‌بار، تحقیقات آماری انجام می‌دهد تا مطمئن شود استاندارد مدیریت پروژه یا PMBOK، به‌صورت عملی در مدیریت پروژه‌ها، به‌کار گرفته می‌شود و نتایج مثبتی را برای پروژه‌ها به‌همراه دارد، اما نتایج آخرین بررسی‌های این موسسه مطابق با انتظارات نبوده است.

تاثیر روند‌های نوظهور و مسوولیت مدیران پروژه در فضای کسب‌وکار‌های جدید (مانند پروژه‌های تحول دیجیتال، پروژه‌های چابک، موضوعات جدیدی مانند بلاک‌چین، اینترنت اشیا و...)، باعث تحولات شگرفی در دنیای مدیریت پروژه‌ها شده است. برای مثال با به‌کارگیری فناوری بلاک‌چین که بسیاری از افراد آن را به ارز دیجیتال می‌شناسند، فرصتی بکر برای حوزه‌های کسب‌وکار از جمله مدیریت پروژه فراهم آمده است.

حتی شرکت آی‌بی‌ام (IBM)، اعلام کرده است که بلاک‌چین قادر است به شکلی بالقوه فضای مدیریت پروژه را با حفظ سابقه‌ای از داده‌ها، اطلاعات و درس‌آموخته‌ها، به شکل تغییرناپذیری مدیریت کند و به کمک مدیریت حرفه‌ای پروژه بیاید. این ویژگی در برنامه‌ریزی، آنالیز تاخیرات، مدیریت ادعا و کلیم (Claim)‌های پروژه نیز به کمک مدیر پروژه می‌آید. برای مثال اگر شما با پیمانکار ساختمانی‌تان برنامه‌ریزی کرده بودید که کارگران را در تاریخ مشخصی سر ساختمان بفرستند و آن‌ها افراد را خیلی دیرتر یا زودتر اعزام کنند، آنگاه می‌توان از روی تکنولوژی بلاک‌چین به قصور و تاخیر آن پیمانکار پی برد.

همچنین از روی داده‌های این تکنولوژی می‌توان فهمید که چقدر زمان برای هر کاری صرف شده است و فرصت‌ها را برای بهره‌وری بیشتر تیم پروژه شناسایی کرد. همچنین بلاک‌چین به علت حذف واسطه در بخش پرداخت صورت وضعیت قراردادها، باعث جلوگیری از هدر‌رفتن منابع زمانی و مالی می‌شود. این تکنولوژی می‌تواند امر تحویل و پرداخت را نیز تسهیل کرده و باعث کاهش اختلافات شود.

این تکنولوژی می‌تواند کمک بزرگی به ثبت دقیق داده‌ها کند. کافی است کارفرما یک کیف پول پروژه داشته باشد تا تمامی بودجه پروژه، داخل این کیف پول و برای پرداخت به هر فرد یا پیمانکاری که در پروژه فعالیت می‌کند به‌کار گرفته شود. پرداخت‌ها نیز می‌توانند مرحله به مرحله و با توجه به پیشرفت پروژه تعریف شوند و هر زمان‌که یک مرحله به اتمام رسید و محصول نهایی بازرسی و تایید شد، پرداخت به‌صورت اتوماتیک به فرد یا پیمانکار موردنظر انتقال یابد.

این‌ها تنها مثال‌های کوچکی از تغییرات حوزه مدیریت پروژه و در واقع هوشمند‌شدن مدیریت پروژه و ترکیب آن با موضوع چابکی و تکنولوژی‌های نوظهور است. با این مقدمه، موسسه PMI متوجه شد که استفاده صرف از رویکرد‌های از پیش تعیین‌شده یا Predictive که به آن روش آبشاری می‌گویند و همچنین رویکرد‌های فرآیندمحور که در مدیریت پروژه براساس استاندارد PMBOK-V ۶ پررنگ بود، امکان پاسخگویی به این شرایط جدید را ندارد.

تغییرات استاندارد جدید مدیریت پروژه- PMBOK ۷

همان‌طور که در بالا مطرح شد، استاندارد مدیریت پروژه در ابعاد و حوزه‌های جدید، در حال توسعه است و موسسه PMI به‌عنوان مرجع اصلی مدیریت پروژه در دنیا نیز تغییرات زیادی را در دستور استاندارد جدید خود یا PMBOK ۷ قرار داده است. این موسسه در ابتدای سال‌۲۰۲۰ نسخه پیش‌نویس استاندارد PMBOK ۷ خود را با تغییرات بنیادی و از صفر (درست مانند اینکه یک کتاب را بخواهیم از نو بنویسیم) توسط تیمی از خبرگان و متخصصان مدیریت پروژه، به جامعه جهانی مدیریت پروژه ارائه کرد.

بدون‌شک، بزرگ‌ترین و زیربنایی‌ترین و به‌نظر من زیباترین تغییر PMBOK ۷ نسبت به نسخه‌های قبلی استاندارد مدیریت پروژه، جایگزینی سیستم اصل‌محور به جای سیستم فرآیند‌محور بوده است. این اصول ۱۲‌گانه تحویل پروژه که شاید به تعبیری جایگزین فاز‌های پنج گانه مدیریت آغازین، برنامه‌ریزی، اجرایی، پایش و کنترل مدیریت پروژه شده‌اند، عبارتند از:

۱-نظارت/ مشاوره: نظارت/ مشاوره مداوم، سخت‌کوشانه و مبتنی بر احترام متقابل بر تحویل پروژه. ۲-‌تیم: ایجاد فرهنگ تیم‌سازی و مسوولیت‌پذیری. ۳- ذی‌نفعان/ دست‌اندرکاران: تعامل مستمر با ذی‌نفعان جهت شناسایی دقیق نیاز‌ها و علاقه‌مندی‌هایشان (به‌خصوص ذی‌نفعان/ دست‌اندرکاران کلیدی). ۴- ارزش: تمرکز بر ارزش (ارزیابی، برنامه‌ریزی، تحویل، تایید، پیگیری و گزارش ارزش). ۵- تفکر جامع و کل‌نگر: تشخیص و پاسخ به تعاملات سیستم‌های پروژه و مدیریت پروژه. ۶- رهبری: ایجاد انگیزش، تاثیرگذاری، مربیگری و یادگیری.

۷- متناسب‌سازی: تعیین و بومی‌سازی رویکرد تحویل پروژه براساس زمینه/ محل/ فرهنگ/ جغرافیا/ حجم و در یک کلمه محیط پروژه. ۸- کیفیت: ایجاد کیفیت هم در فرآیند‌ها و هم در نتایج نهایی پروژه. ۹-‌پیچیدگی: ایجاد راهکار‌های حل پیچیدگی‌های پروژه براساس دانش، تجربه و یادگیری. ۱۰- فرصت‌ها و تهدیدها: ایجاد راهکار‌های مقابله با تهدیدات و بهره‌برداری از فرصت‌ها. ۱۱-‌تطبیق‌پذیری و واکنش به‌موقع: تطبیق‌دهی با پروژه و واکنش به‌موقع. ۱۲- مدیریت تغییرات: فعال‌کردن فرآیند مدیریت تغییرات جهت دستیابی به وضعیت پیش‌بینی شده در آینده.

همچنین تبیین سیستم تحویل ارزش در پروژه از طریق مدیریت پروژه و نیز محدوده‌های عملکردی هشت‌گانه مدیریت پروژه با رویکرد جدیدی که در استاندارد PMBOK ۷ طراحی شده است، از دیگر تغییرات این نسخه است. از آنجا که مهم‌ترین و بنیادی‌ترین تغییر در استاندارد PMBOK ۷، نسبت به نسخه‌های قبلی استاندارد مدیریت پروژه، جایگزینی سیستم اصل‌محور به‌جای سیستم فرآیند محور است، بنابراین تمام فرآیندها، گروه‌های فرآیندی و حوزه‌های دانش، یعنی کل محتوای قدیمی استاندارد، به بخش سوم یعنی راهنمای آنلاین منتقل شده و دیگر جزئی از کتاب PMBOK ۷ نخواهد بود و در عمل فرآیند‌های مدیریت پروژه، اهمیت قبلی خود را از دست خواهند داد. نسخه نهایی استاندارد مدیریت پروژه PMBOK ۷ در اواسط مرداد ۱۴۰۰ منتشر خواهد شد.

به‌طور کلی مدیریت پروژه در بسیاری از پروژه‌های امروزی، از ابتدا تا انتها قابل برنامه‌ریزی و اجرا است، اما اکثر پروژه‌های امروزی در شرایط ناپایدار و غیرقابل پیش‌بینی، سرشار از عدم‌قطعیت، پر از پیچیدگی و نادانسته‌ها و در نهایت پر از ابهام اجرا می‌شوند، بنابراین مدیران پروژه چاره‌ای جز به‌روزآوری دانش خود و آشنایی با استاندارد جدید مدیریت پروژه، یعنی PMBOK ۷ ندارند. شما می‌توانید نسخه پیش‌نویس استاندارد مدیریت پروژه یا همان PMBOK ۷ را از مرکز آموزش «دنیای‌اقتصاد» به آدرس https:/ / lms.den.ir دانلود کرده و دانش مدیریت پروژه خود را به‌روز کنید.