چطور با مدیری که در دسترس نیست برخورد کنیم؟

The Cut -Alison Green؛ مشاور عزیز، من و تیمم هنوز به دلیل کرونا دورکاری می‌کنیم. این موضوع را ذکر کردم، چون قبلا که حضوری بودیم، این مشکل را نداشتم. معمولا یک تا سه بار در هفته در این موقعیت قرار می‌گیرم: یک مرحله از پروژه را تمام می‌کنم و قبل از اینکه ادامه دهم، به نظر رئیسم نیاز دارم. به او پیام می‌دهم. آن را سین می‌کند، ولی جواب نمی‌دهد. به مدت یک سال است که جلسات هفتگی دونفره هم داریم، اما گاهی حتی در آن جلسات هم حاضر نمی‌شود. بدون اطلاع قبلی؛ و وقتی جویا می‌شوم، جواب نمی‌دهد.

وقتی نزدیک به پایان مهلت پروژه هستیم، اوضاع بدتر می‌شود. قرار گذاشته بودیم که قبل از پایان روز، با هم چک کنیم تا غروب همان روز بتوانم پروژه را تحویل دهم. من پروژه را تمام می‌کنم و از او درخواست می‌کنم بررسی کند که یا جواب نمی‌دهد و پروژه دیر تحویل داده می‌شود، یا پروژه را چک نشده تحویل می‌دهم. گاهی هم غروب پیام می‌دهد که «الان هستم»، درست زمانی که میز کارم را ترک کرده ام (البته، چون دورکار هستم، تقریبا همیشه وقتی این پیام را می‌بینم، جوابش را می‌دهم و گفتگو می‌کنیم).

از یک سو، به نظرم این وظیفه اوست که به من کار محول کند و حواسش باشد که کاری برای انجام دادن داشته باشم و اگر نمی‌خواهد از زمان من استفاده کند، به من چه! اما از سوی دیگر، این وضعیت روی اعصابم است. اینکه بنشینی و ندانی الان باید چه کار کنی یا خودسرانه، پروژه را دیرتر یا چک نشده بفرستی، استرس می‌آورد. وقتی هیچ کاری برای انجام دادن ندارم، کلافه می‌شوم.

اصلا نمی‌دانم مشکل از من است یا او یا جفتمان. آیا او باید بهتر ارتباط بگیرد و فعالانه‌تر مدیریت کند یا من باید مستقل‌تر باشم؟ اگر دومی درست است، چه کنم تا مستقل‌تر شوم؟ اگر اولی درست است، چطور از او بخواهم که ارتباط قابل اتکاتری با من برقرار کند؟ آیا وقتی او پیام هایم طی روز را جواب نمی‌دهد، من موظفم حتی غروب پاسخگوی او باشم؟ من جوان و بی تجربه هستم و دوست دارم مسیر شغلی ام را در این حوزه ادامه دهم. در کل، کارم را و کار کردن برای رئیسم را دوست دارم.

او هیچ‌وقت درباره این شرایط هیچ نظری نداده، نه مثبت، نه منفی. مثلا نگفته که آیا اجازه دارم پروژه‌ها را تحویل دهم، یا نه. یا چطور با او زمان بندی کنم. من تا الان با این فرض پیش رفته ام که اگر به چیزی معترض بود، یک چیزی می‌گفت.

پاسخ: دوست عزیز، می‌توانی و باید با رئیست درباره این موضوع صحبت کنی. ممکن است او اصلا روحش خبر نداشته باشد که رفتارش به تو استرس می‌دهد. یک صحبت ساده می‌تواند بخش زیادی از مشکل را حل کند. اما اول، پاسخ این سوالت را می‌دهم که عامل این مشکل کیست.

به نظر من، هر دوی شما به نوعی در ایجاد این مشکل نقش دارید. رئیس تو برنامه‌های زمانی را که قبلا درباره اش توافق کردید نادیده می‌گیرد و در نتیجه، کار‌ها دیر تحویل داده می‌شوند و تو را درگیر استرس می‌کند و می‌ترسی که مبادا باید کار بیشتری برای پیشبرد پروژه انجام می‌دادی.

به‌علاوه، جلسات را بدون اطلاع قبلی، کنسل می‌کند و وقتی پیگیری می‌کنی، جواب نمی‌دهد. همه این‌ها مشکل اوست. اما مشکل از سمت تو این است که خیلی منفعلی. ظاهرا تو توجه او را به این الگو‌ها جلب نکرده ای. از او نپرسیدی که آیا راهی برای مدیریت این وضعیت وجود دارد یا وقتی پروژه دیر شده، چه کار باید بکنی.

تو بیش از حد به این جمله تاکید داری که «اگر می‌خواهد پول بدهد که من بیکار بنشینم، خودش می‌داند!» این تقصیر تو نیست. چون اول مسیر حرفه‌ای‌ات هستی و به انجام کارها، طبق خواسته رئیست تن می‌دهی، بدون توجه به تاثیر آن روی خودت و کارت.

در حقیقت، بر اساس مواردی که دیده ام باید بگویم که بسیاری از آدم‌ها در اوایل اشتغال خود، واکنشی مشابه تو نشان می‌دهند و گاهی دچار دلزدگی می‌شوند و نهایتا استعفا. اما راه بهتری برای حل و فصل ماجرا وجود دارد و یاد گرفتنش، کمک می‌کند که برای کار با رئیس‌های آینده ات هم آمادگی پیدا کنی.

بسیاری از مدیران فکر می‌کنند رویه شان خوب است مگر اینکه حرف دلت را بزنی و بگویی که این‌طور نیست. دلیلش تا حدی این است که مدیر‌ها معمولا کلی مسوولیت‌های دیگر دارند و حواسشان به همه‌چیز نیست. اما غیرمنطقی نیست که رئیست انتظار داشته باشد اگر مشکلی در پروژه تو وجود داشت، بگویی. این از او سلب مسوولیت نمی‌کند، اما تاکید می‌کنم که تو می‌توانی از سمت خودت، اقدامی کنی.

پس با رئیست صحبت کن. توضیح بده که، چون در طول روز به او دسترسی نداری، پروژه دیر انجام می‌شود یا مجبوری بدون تایید او، نهایی اش کنی. از او بپرس: «چطور کار‌ها را پیش ببرم؟ آیا امکانش هست که از طریق دیگری با شما تماس بگیرم؟» یا بپرس: «آیا امکانش هست چند بار پیگیری کنم؟ اگر یک وقت در دسترس نبودید، آیا می‌توانم یکسری کار‌ها را بدون تایید شما ادامه دهم یا بهتر است در آن موارد، کار‌ها دیرتر از مهلت انجام شوند؟» ممکن است بگوید باید تغییراتی در رویه ات ایجاد کنی. یا شاید مطرح کردن این سوالات، تلنگری به او بزند که باید تغییر از سمت او ایجاد شود.

همچنین به او بگو که وقتی به نقطه‌ای از پروژه می‌رسی که برای ادامه دادن، نیاز به بازخورد او داری، چاره‌ای نداری جز اینکه بیکار بنشینی تا جوابت را بدهد و بپرس: «آیا پروژه‌های بلندمدتی هست که در زمان‌های بیکاری، رویشان کار کنم؟» شاید پروژه بلندمدتی وجود نداشته باشد، اما اگر رئیست باخبر شود که گاهی بیکار می‌شوی، ممکن است در صحبت را باز کند و راهی برای استفاده بهینه از وقت‌های خالی‌ات پیشنهاد کند. مثلا اگر پروژه‌ها را یکی یکی به تو محول می‌کند، شاید بتواند همزمان چند وظیفه به تو بدهد که هر وقت منتظر جوابش هستی، بیکار نمانی و کاری برای انجام دادن داشته باشی.

و، اما درباره تماس‌های شبانه و جلسات غیرمنتظره، یا موضوع را طی همان صحبت‌ها صراحتا مطرح کن یا جداگانه بگو. اگر می‌خواهی قضیه را مستقیما مطرح کنی، می‌توانی بگویی: «معمولا ساعت‌ها بعد از تماس‌های من، صحبت می‌کنیم. امکانش هست به جایش، طی روز کاری حرف بزنیم؟» یا می‌توانی وقتی غروب پیام داد «الان خوب است؟» در دسترس نباشی.

می‌دانم دلیل جواب دادنت این است که در دسترس هستی، اما وقتی همیشه جوابش را می‌دهی به او یاد می‌دهی که فکر کند هر ساعتی، برای تو ساعت کاری است. صبح روز بعد، جواب بده «تازه پیامتان را دیدم. دیشب وقتی پیام دادید سیستم را خاموش کرده بودم» و سپس یک زمان مناسب را پیشنهاد بده (یا به او زنگ بزن).

ممکن است دوست نداشته باشی طبق این توصیه ام رفتار کنی، چون این شکلی، کارت بیشتر عقب می‌افتد، اما اگر نکنی، هیچ‌وقت دست از تماس‌های دیروقت برنخواهد داشت. بهتر است در کوتاه مدت، کمی سختی بکشی تا تصورش درباره زمان‌هایی که در دسترسی، تغییر کند.

اگر هیچ‌کدام از این راهکار‌ها جواب نداد، شاید مجبور شوی قبول کنی که رویه او همین است، اما یک گفت‌وگوی صریح و دوطرفه به احتمال زیاد بخشی یا تمام مشکلاتت را حل خواهد کرد.