آنچه مدیران در مورد کنترل‌های کاری باید بدانند

واقعیت این است که هیچ کدام از شما مدیران دوست ندارید تحت کنترل باشید، اما نیاز دارید که کسب و کارتان را تحت کنترل قرار دهید. حال سوال مهم اینجاست که تفاوت بین این دو چیست؟ در پاسخ باید گفت هنگامی که شما تحت کنترل هستید باید حضوری همه روزه در محل کارتان داشته باشید؛ اما وقتی کسب و کارتان تحت کنترل باشد این امکان به وجود می‌آید تا بر اساس سیستم‌ها، فرآیند‌ها و رویکرد‌هایی کار کند که برای تحقق نیاز‌های آن شکل گرفته اند، و نه بر اساس ترس‌های شما یا محدودیت‌هایتان به عنوان یک مدیر.

به گزارش دنیای اقتصاد، واقعیت این است که کنترل ها، حفاظت‌های هوشمندی هستند که از شرکت شما در برابر تصمیم‌ها و اقدامات پیش‌بینی نشده و نامناسب کارکنانتان حفاظت می‌کنند. هنگامی که شما مدیریت می‌کنید، در عمل به اعضای تیمتان این اختیار و قدرت را می‌دهید تا بدون کسب تکلیف کردن از شما اقدام به اتخاذ تصمیمات و قضاوت کردن و انجام کار‌ها کنند. اما شما باید از طریق بازخورد نشان دادن به آن‌ها و بررسی مجدد مسائل و تحولات به قوی‌تر شدن افرادتان کمک کنید تا آن‌ها بهترین عملکردشان را ارائه دهند. دقیقا همین جاست که کنترل‌های کاری لازم و کلیدی می‌شوند؛ بنابراین کنترل‌های کاری نه برای تسلط یافتن مدیران بر امور شرکت‌ها بلکه برای ارتقا و پیشرفت کسب‌و‌کار‌ها انجام می‌پذیرند و بهترین کنترل‌ها آن‌هایی هستند که رفتار‌ها و اقدامات منفی و نادرست کارکنان را به رفتار‌های مثبت و درست تبدیل کنند و باعث بهبود کیفیت عملکرد تیم‌ها و کسب نتایج بهتر توسط اعضای آن‌ها شود. به عبارت بهتر، کنترل‌های خوب این امکان را برای رهبران و مدیران کسب‌وکار‌ها فراهم می‌کنند تا جدیدترین و کاربردی‌ترین اطلاعات مرتبط با نحوه هدایت تیم‌های کاری و کلیت کسب‌و‌کار‌ها را به دست آورند و به آن‌ها نشان دهند که قرار است در آینده چه باید انجام دهند و دست به چه کار‌هایی بزنند.

اهمیت کنترل مالی

هنگامی که صحبت از کنترل‌ها بر کسب و کار به میان می‌آید بیش از هر چیزی توجه‌ها و تمرکز‌ها به سمت کنترل‌های مالی و پولی معطوف می‌شود، چرا که صاحبان کسب و کار‌ها همیشه و به طور طبیعی نگران این هستند که اگر آن‌ها کنترل دائمی و کاملی بر امور مالی شرکت‌هایشان نداشته باشند احتمال بروز سوءاستفاده‌ها و اشتباهات مالی در آن‌ها افزایش می‌یابد. در ادامه به ۱۰ کنترل مالی اصلی که به حفاظت از شرکت‌ها و کسب و کار‌ها در برابر سوءاستفاده‌ها و اشتباهات مالی کمک شایان توجهی می‌کنند اشاره خواهد شد:

۱- گماردن بیش از یک نفر در جریان چرخش پول در عملیات مالی شرکت‌ها. معمولا امضای دو یا چند نفر برای رسمیت پیداکردن اسناد مالی و جلوگیری از کلاهبرداری و اختلاس لازم است و این کنترل مالی می‌تواند جلوی وسوسه شدن افراد برای سوءاستفاده از مقام و قدرتشان را بگیرد.

۲- بررسی سوابق کارکنان و پیمانکاران قبل از استخدام و انعقاد قرارداد با آنها. وقتی شما قبل از استخدام یا انعقاد قرارداد با افراد و پیمانکاران از وجود سابقه کیفری و تخلفات مالی آن‌ها باخبر شوید به احتمال زیاد از وارد معامله شدن با آن‌ها و به کارگیری شان خودداری خواهید کرد و به جای درمان به فکر پیشگیری خواهید بود.

۳- کاهش تنخواه گردان و چرخش پول نقد و اسکناس در جریان انجام امور مالی شرکت. پول نقد چه کم و چه زیادش وسوسه انگیز است و زمینه را برای وقوع سوءاستفاده‌ها و اشتباهات مالی فراهم می‌کند. پس چه بهتر که تا آنجا که ممکن است پول نقد را از کسب‌و‌کار‌ها حذف کرد و برای نقل و انتقال پول از حساب‌های بانکی و خدمات الکترونیکی قابل ردیابی استفاده کرد.

۴- استفاده از حساب‌های جداگانه و قابل رهگیری برای انجام عملیات مالی مختلف. این کار باعث می‌شود تا هرکدام از پرسنل بخش مالی شرکت فقط به یک حساب مشخص و قابل کنترل دسترسی داشته باشد و از دسترسی پیداکردن یک فرد به تمام حساب‌های شرکت و افزایش احتمال سوءاستفاده‌ها و اشتباهات مالی در شرکت جلوگیری می‌کند.

۵- در نظر گرفتن سطوح مختلف قدرت و اختیار برای انجام تصمیم‌گیری‌های مرتبط با خرید. اگر فقط یک نفر مسوول تصمیم‌گیری و انجام تمام خرید‌ها در یک شرکت باشد هم احتمال بروز سوءاستفاده‌ها و اشتباهات مالی در این میان افزایش می‌یابد و هم ممکن است آن فرد دچار وسوسه سوءاستفاده از اختیارات نامحدود و انحصاری خود بشود.

۶- سیاست رسمی واحدی را در زمینه کسانی که حق برداشت از حساب شرکت را دارند یا ندارند دنبال کنید و استثنایی در این زمینه قائل نشوید.

۷- مسائل امنیتی سفت و سختی را در ارتباط با حفظ و نگهداری اطلاعات مربوط به کارت‌های اعتباری و اطلاعات مالی مشتریان شرکتتان اعمال کنید. برای حصول اطمینان از حفظ اطلاعات مالی و اعتباری مشتریانتان کنترل‌های فیزیکی و نرم افزاری سخت گیرانه و به‌روزی را به مرحله اجرا درآورید، از جمله قفل کردن کمد‌ها و گاوصندوق‌ها و تغییردادن مکرر رمز‌های عبور کامپیوتر‌ها و سرورها.

۸- یک سیستم هزینه کرد رسمی و متمرکز ایجاد کنید. اگر می‌خواهید همیشه دغدغه مسائل مالی به ویژه نحوه هزینه کرد بودجه شرکت باعث تشویش و نگرانی شما به عنوان مالک نشود لازم است یک سیستم رسمی و متمرکز برای هزینه کرد و گزارش معاملات مالی انجام شده در شرکتتان به وجود آورید و بر اجرای دقیق و درست آن تاکید کنید.

۹- از وضعیت و آمار و ارقام عادی و معقول شرکتتان به خوبی آگاه باشید. هنگامی که مالک یک شرکت و به تبع اوتیم مدیریتی آن از وضعیت و آمار و ارقام عادی و نسبتا تکراری آن آگاه باشند و در زمینه‌های مالی به اصطلاح از مرحله پرت نباشند، این توانایی را خواهند داشت تا وضعیت مالی شرکت را از راه دور و نامحسوس کنترل کنند و این مساله از سوءاستفاده احتمالی مدیران و کارکنان بخش مالی از ناآگاهی مالک شرکت از وضعیت مالی و مسائل تخصصی این حوزه جلوگیری می‌کند.

۱۰- پوشش‌های بیمه‌ای مناسبی را برای حمایت از شرکت در برابر اختلاس‌ها و ریسک‌های مالی رایج و احتمالی تهیه کنید.

علاوه بر کنترل‌های مالی که در بالا به آن‌ها اشاره شد و مدیران باید به آن‌ها نگاه ویژه‌ای داشته باشند، یکسری کنترل‌های عملیاتی و همچنین کنترل‌های مرتبط با امور فروش و بازاریابی نیز وجود دارند که مهم‌ترین آن‌ها عبارتند از: مدیریت هزینه‌ها و هزینه کرد بودجه‌های تصویب شده؛ مدیریت پاسخگویی به درخواست‌های مشتریان با کمک چک لیست‌های تحقق پذیر؛ مانیتورینگ میزان رضایت مشتریان از طریق انجام تحقیقات و مصاحبه‌های غیررسمی و پرسش نامه؛ تدوین و اجرای دقیق تقویم بازاریابی شرکت با کمک تعریف ضرب الاجل‌ها و بررسی میزان تحقق آن‌ها و راه اندازی کمپین‌های بازاریابی، ایجاد برنامه‌های کنترل شاخص‌های بازاریابی، داشتن چک لیست مناسبی برای راه اندازی و اجرای کمپین‌های بازاریابی که اعضای تیم شما آن را رعایت کنند، فهرست کردن پارامتر‌های مذاکره و نهایی کردن فروش برای اعضای تیم فروش شرکت و تعیین حداقل و حداکثر تخفیفی که فروشندگان می‌توانند در زمان نهایی کردن فروش به مشتریان پیشنهاد دهند.

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی
منبع: مجله Strategic Management