چرا همیشه زمان کم داریم؟

از قدیم گفته‌اند وقت طلاست و زمان یکی از با‌ارزش‌ترین دارایی‌های ماست. اما هرچه مشغله شما افزایش پیدا می‌کند مفهوم این جمله را بهتر درک خواهید کرد.

دنیای اقتصاد در ادامه نوشت: همه ما در زندگی با افرادی مواجه شده‌ایم که همیشه از نداشتن وقت گلایه دارند و ۲۴ ساعت را برای شبانه‌روز کافی نمی‌دانند. شاید خود ما هم جزو آن دسته باشیم. بی‌شک همه ما در این موقعیت قرار داشته‌ایم؛ حجم زیادی از کار‌های عقب‌افتاده در کنار کار‌های روزمره زندگی و یک لیست بلند بالا از کار‌هایی که باید انجام شود. اگر خوش‌شانس باشیم در پایان روز، بخشی از وظایف این لیست خط خورده‌اند.

وقتی نمی‌توانیم مطابق زمان‌بندی همه کار‌ها را انجام دهیم، یا دچار استرس خواهیم شد یا از خودمان ناامید می‌شویم؛ حجم کار‌های باقی‌مانده سبب افزایش استرس شده و کارآیی ذهن را کاهش می‌دهد و فرصت تصمیم صحیح را از ما خواهد گرفت.

حتما این داستان را شنیده‌اید که اگر «بیل گیتس» در خیابان مشغول راه‌رفتن باشد و به صورت تصادفی ۱۰۰۰ دلار از دست او به زمین بیفتد، احتمالا آن‌را بر نخواهد داشت و این اتفاق برای او اهمیتی ندارد چراکه هر ثانیه از زندگی وی بیشتر از این رقم ارزش دارد. این مثال اهمیت زمان در زندگی کارآفرینان بزرگ دنیا را بیش از پیش نشان می‌دهد. پس مدیران و کارآفرینان بزرگ دنیا با حجم وسیعی از کار‌ها و وظایف چگونه زمان خود را مدیریت می‌کنند؟

‌تعاریف متفاوتی از مدیریت زمان در مقالات و کتب‌مختلف ارائه شده است. Erick C.Dierdorff مدیریت زمان را یک فرآیند تصمیم‌گیری می‌داند که زمان هر فرد را متناسب با تغییر شرایط او شکل داده و تنظیم می‌کند یا Alexanader R. Margulins در مقاله‌ای تحت‌عنوان «رویکرد واقع‌گرایانه به مدیریت زمان»، گام‌های اصلی مدیریت زمان را به‌طور خلاصه تعیین اهداف واقع‌گرایانه، ایجاد نظم در انجام کار، تفویض امور، فراغت و دوری از احساس گناه عنوان می‌کند.

حال سوال این است ما چگونه زمان خود را بهتر مدیریت کنیم؟ اگر واقع‌بینانه بنگریم، پاسخ کوتاهی به این سوال نخواهیم داشت. تحقیقات زیادی در مورد تکنیک‌های مدیریت زمان در دنیا صورت گرفته است. راهکار‌هایی را که در دو پژوهش به صورت جداگانه توسط محققان Harvard Business Review و محققان دانشگاه Quebec صورت گرفته است در ادامه می‌خوانید.

هنر تقسیم وظایف و تفویض را بیاموزید: ممکن است فکر کنید خودتان بهتر و سریع‌تر از دیگران کاری را انجام می‌دهید، اما باید بدانید که اگر انجام همه وظایف را بر عهده بگیرید دیگر زمانی برای توسعه نخواهید داشت.

ما برای کارآمد‌تر بودن در کارمان و موفقیت بیشتر به‌دنبال مدیریت زمان هستیم، تقسیم وظایف و محول‌کردن آن‌ها به دیگران فرصت مناسبی برای اندیشیدن به فعالیت‌های توسعه‌ای در اختیارمان قرار می‌دهد. همچنین تفویض کار‌ها می‌تواند زمینه افزایش توانمندی‌های کارکنان و در نتیجه رشد و بالندگی آن‌ها را فراهم آورد.

اولویت‌بندی رکن اصلی است: کار‌های خود را به دو بخش «باید انجام شوند» و «علاقه دارم که انجام شوند» تقسیم‌بندی کنید. وقتی که می‌دانید برای یک کار باید زمان زیادی را صرف کنید، کمی به عقب برگردید و ببینید اهمیت این کار چقدر است و پیامد‌های حاصل از آن برای شما یا کسب‌وکارتان چقدر است. اولویت‌بندی، مهارتی ضروری، اما بسیار دشوار و چالش‌برانگیز است و برای رتبه‌بندی کار‌ها نیاز است همه جوانب کسب‌وکار خود را در نظر بگیرید. همچنین در اولویت‌بندی کارهایتان نقش اساسی مکتوب کردن آن‌ها را فراموش نکنید.

واقع‌گرا باشید: توقعاتتان را از خودتان بازبینی کنید. شما هم مثل دیگران یک انسانید و زمان و منابع محدود دارید. بکوشید تا مهارت‌های خود را در مدیریت زمان بهبود ببخشید. زمان اوج عملکرد خود را پیدا کنید. برای این کار روز خود را به سه یا چهار بخش تقسیم کنید و میزان عملکردتان را در این بازه‌ها بسنجید. وظایف مهم را در زمانی که بازدهی بالاتری دارید انجام دهید. سپس میزان اثربخشی راهکار‌های مدیریت زمان خود را اندازه بگیرید. برای این سنجش می‌توان از آزمون‌های مختلف موجود استفاده کرده یا از بازخورد‌ها و نظرات دیگران بهره ببرید.

از تکنولوژی بهره ببرید: بدون تعارف در دنیای امروز هیچ راه گریزی در عدم استفاده از تکنولوژی وجود ندارد. از نرم‌افزار‌های مدیریت زمان استفاده کنید. این نرم‌افزار‌ها دید واقع‌گرایانه‌ای از کار‌های شما و زمان مورد نیاز هر‌کدام به شما خواهند داد و در اولویت‌بندی آن‌ها کمک خواهند کرد.

اوقات فراغت را فراموش نکنید: زمان خاصی را برای آرامش و فراغت خود در نظر بگیرید. در این زمان به ذهن خود اجازه استراحت بدهید، درگیر کار‌های عقب‌افتاده نشوید یا به‌خاطر آن‌ها احساس گناه نکنید. این تصور که اوقات استراحت زمان شما را هدر می‌دهد را کنار بگذارید و اجازه دهید ذهنتان فرصت فکر‌کردن به راه‌حل‌های جدید را پیدا کند.

برای کارهایتان نقطه پایان در نظر بگیرید: به یاد داشته باشید هیچ پروژه یا کاری بی‌پایان نیست. اگر زمان انجام آن از زمان پیش‌بینی شما بیشتر شده به‌جای صرف زمان اضافی برای آن، به‌دنبال یافتن مشکل باشید. گاهی اوقات مسیر رسیدن به هدف ما اشتباه است و به‌جای تغییر، زمان زیادی را صرف اصلاح موردی آن می‌کنیم که سبب ایجاد فعالیت‌های بی‌فایده می‌شود. انباشت کار‌های نا‌تمام ذهن را از تصمیم‌گیری درست باز‌می‌دارد.

همه ما مطالب، مقالات و کتاب‌های زیادی در مورد مدیریت زمان خوانده‌ایم، اما باید بدانیم که این دانش، تنها تکنیک‌های لازم برای مدیریت زمان را به ما خواهد آموخت. مدیریت زمان نیز همانند بسیاری از مهارت‌های مدیریتی، نیازمند تمرین، تکرار و پشتکار است. هیچ یک از ما با داشتن آشپزخانه‌ای با تجهیزات کامل و بهترین ابزارها، سرآشپز بین‌المللی نخواهیم شد بنابراین آگاهی از همه تکنیک‌ها و روش‌های مدیریت زمان به‌تنهایی بعید است تغییری در روند رفتار ما ایجاد کند. تنها به‌کارگیری این روش‌ها و پایش و نظارت مستمر آن‌ها موثر خواهد بود.