سه ویژگی یک سیستم مدیریتی همیشه برنده

یک سیستم مدیریتی موفق بیش از هر چیزی نیازمند ذهنیت پیشرفت و به هم پیوستگی اجتماعی و حضور یک رهبر سازمانی است که اولویت اصلی اش خلاقیت و نوآوری باشد. بعضی از شرکت‌ها به اشتباه فکر می‌کنند که برای موفق شدن در عرصه رقابت و پیشی گرفتن از رقبا، باید به گونه‌ای عمل کرد که مشتریان و تامین‌کنندگان را به خود وابسته و معتاد کرد و راه را بر ورود رقبای جدید بست.

به گزارش دنیای اقتصاد، اما واقعیت امر این است که هیچ شرکتی را نمی‌توان یافت که موقعیتی چنین مستحکم و استثنایی در اختیار داشته باشد و بتواند حرف اول و آخر را در همه زمینه‌ها بزند و کسی را یارای مقابله با آن نباشد، چرا که در دنیای امروز تقریبا تمام شرکت‌ها به منابع و مشتریان و تامین کنندگان مشابهی دسترسی دارند و برتری چندانی نسبت به رقبا از این جهات ندارند.

تنها عاملی که باعث می‌شود آن‌ها در میدان رقابت به پیروزی برسند برخورداری از سیستم‌های مدیریتی برنده است؛ آن هم سیستم‌های مدیریتی قدرتمند و مستحکمی که این توانایی و انگیزه را به کارکنان بدهند تا خودشان از عهده حل مسائل کاری شان برآیند و به صورت خودجوش در راستای تحقق اهداف جمعی سازمان اقدام کنند.

در اینجا به سه ویژگی مشترک چنین سیستم‌های مدیریتی همیشه برنده اشاره خواهد شد که آگاهی از آن‌ها برای هر مدیری، به‌ویژه مدیران تازه کار که مشتاق یافتن یک سیستم مدیریتی موثر و برنده هستند، لازم و حیاتی است.

ویژگی شماره ۱: به هم پیوستگی ساختاری. یک سیستم مدیریتی مطلوب و موثر سیستمی است که در آن هر عنصری در سر جای خودش قرار گرفته و دارای پیوند‌های همه‌جانبه با سایر عناصر است. این به هم پیوستگی و انسجام درونی، در تمام فرآیند‌ها و ارتباطات سازمانی و رویکرد‌ها باید وجود داشته باشد. در چنین سیستم متمرکزی افراد قادرند به صورت تعاملی، مشکلات و مسائل موجود را حل کنند و از مهارت‌ها و تخصص‌های سایر همکاران خود برای حل مساله استفاده کنند و در این مسیر، نهایت خلاقیت و ابتکار را به خرج دهند. به‌طور کلی در یک سیستم مدیریتی، برندگان مسائل بزرگ و پیچیده به چند مساله کوچک‌تر و قابل هضم‌تر تبدیل می‌شوند و سپس هر کدام از ارکان سازمان، مسوول حل و فصل یک بخش از آن مساله می‌شوند. در این حالت، فرآیند حل مساله در سراسر سازمان و به صورت موازی و همزمان انجام می‌شود و از بخشی‌گرایی و حل مساله انفرادی پرهیز می‌شود.

ویژگی شماره ۲: وجود ذهنیت پیشرفت. بسیاری از کارکنان ممکن است خواهان حل مسائل باشند، اما بدون وجود ذهنیت سازمانی مناسب و مساعد، امکان حل مسائل توسط کارکنان وجود نخواهد داشت.

در برخی سازمان‌ها ذهنیت کمبود منابع و محدود بودن منابع حاکم است، به نحوی که در ارتباطات درون سازمانی تاکید بر این است که، چون منابع محدود است باید در مصرف و هزینه کرد آن‌ها با وسواس و احتیاط اقدام کرد. نقطه مقابل این ذهنیت را می‌توان ذهنیت پیشرفت نامید، چرا که بر این اساس سازمان باید به منظور پیشرفت همه‌جانبه و سریع خود نه تنها از منابع موجود نهایت بهره را ببرد، بلکه باید منابع جدید و موردنیاز را به هر شکل ممکن فراهم کند و در این میان از تجربه کردن راه‌های جدید و نوآوری‌های جسورانه هراسی به دل راه ندهد و به هر شکل ممکن به دنبال تولید دیتای جدید و بهبود فرآیند‌ها باشد.

در سازمانی که ذهنیت پیشرفت در آنجا حاکم است، از پدیده‌ای به نام استفاده افراد از مغزشان استقبال چشمگیری می‌شود. در اینجا منظور از استفاده افراد از مغزشان این است که آن‌ها در فرآیند حل مساله دست به خلاقیت و نوآوری بزنند و کلیشه‌ای و تکراری عمل نکنند و در این مسیر نگران کمبود یا محدود بودن منابع نباشند و این اطمینان را داشته باشند که سازمان به هر شکل ممکن منابع موردنیاز آن‌ها را برای خلاقیت و نوآوری تامین خواهد کرد و هیچ محدودیتی در این زمینه نخواهد داشت.

ویژگی شماره ۳: رهبری از طریق مشارکت و نه از طریق اجبار. در سیستم‌های سنتی مدیریت و رهبری سازمانی، تلاش بر این است تا رهبری سازمان نقش محوری و اصلی را داشته باشد و فرامین از بالا به پایین ابلاغ شود. وظیفه اصلی کارکنان در این میان این است که دستورات صادر شده از بالا را اجرا کنند.

در سیستم‌های مدیریتی برنده، اما چنین وضعیتی وجود ندارد، چرا که در چنین سازمان‌هایی مدیریت و رهبری سازمان بخشی از تیم سازمانی است که همراه با کارکنان تصمیم‌گیری کرده و عمل می‌کند. در واقع در سیستم‌های سازمانی برنده، خبری از سلسله مراتب سازمانی و ساختار‌های عمودی نیست و خود مدیران و رهبران سازمان به طور مستقیم و در کنار کارکنان، در فرآیند حل مساله مشارکت فعال دارند.

مشارکت فعال کارکنان در سیستم‌های مدیریتی برنده، فقط به فرآیند حل مساله محدود نمی‌شود بلکه در سایر فرآیند‌های کلیدی سازمان، از جمله تصمیم‌گیری‌ها و سیاستگذاری‌های کلان و ایده پردازی‌های خلاقانه نیز ردپای پررنگ کارکنان دیده می‌شود. رهبری سازمانی مشارکتی در چنین سیستم‌هایی به معنای واقعی کلمه به چشم می‌خورد.

در مجموع، می‌توان ادعا کرد که سیستم‌های مدیریتی همیشه برنده، عمدتا در سازمان‌هایی قابل پیاده‌سازی هستند که دارای رهبری سازمانی غیرمتمرکز بوده و ساختار سازمانی انعطاف پذیری را در اختیار دارند. چنین ساختار انعطاف پذیر و غیرمتمرکزی معمولا دارای ویژگی‌هایی خاص است که سه مورد آن عبارتند از:

۱- به هم پیوند زدن: هر کدام از رهبران سازمانی فعال، از زاویه دید دیگران هم به مسائل نگاه می‌کنند و می‌کوشند تا روابطی مبتنی بر حمایت و پشتیبانی از سایر رهبران سازمان و حفظ انسجام سازمانی به وجود آورند.

۲- به روزرسانی پیوسته برنامه ها: رهبران سازمانی غیرمتمرکز، به طور پیوسته به بازیابی و به روزرسانی برنامه‌ها و دانسته‌های خود در مورد محیط‌های پیچیده و به سرعت در حال تحول اقدام می‌کنند. این به روزرسانی پیوسته باعث می‌شود تا سطح کارآمدی سازمان و کارآیی رهبران سازمان به میزان قابل توجهی افزایش پیدا کند.

۳- تصویرسازی برای همه: در سبک رهبری غیرمتمرکز، تمام مدیران پراکنده در سازمان می‌کوشند تا تصویری را که خود از ماموریت سازمان در ذهن دارند، با زیرمجموعه‌های خود به اشتراک بگذارند و این کار را فارغ از روابط و سلسله مراتب سازمانی انجام می‌دهند.

به واسطه وجود چنین سیستم منظم و منسجم و رهبری غیرمتمرکزی است که در سازمان‌های پیشرو، حتی اگر یک ایده نوآورانه یا کارآفرینانه به شکست هم بینجامد، هیچ کس سرزنش نمی‌شود و کسی هم به دنبال پیدا کردن مقصر نیست.

مترجم: سیدحسین علوی‌لنگرودی

منبع: فصلنامه MIT alavitarjomeh@gmail.com