خرده‌ استرس‌‌های ظرفیت خوار: خطا‌های عملکردی کوچک

در بخش قبل گفتیم که خرده‌استرس‌های ظرفیت خوار پنج‌دسته هستند که اولین آن‌ها ناهماهنگی است.

در این بخش ابتدا به استراتژی‌های مناسب جهت جلوگیری از بروز خرده‌ استرس‌های ناهماهنگی می‌پردازیم و بعد با دومین دسته از خرده‌ استرس‌های ظرفیت خوار به نام «خطا‌های عملکردی کوچک» آشنا می‌شویم.

استراتژی‌های اجتناب از ناهماهنگی

شما می‌توانید با چند گام مفید و عملی مانع ورود ناهماهنگی‌های کوچک در کارتان شوید؛ به شرط آنکه حاضر باشید بار‌ها در حین کار دست نگه دارید و سوالاتی را مطرح کنید تا مطمئن شوید یک ناهماهنگی کوچک قبل از آنکه تبدیل به چیز بزرگ‌تری شود از بین برود.

پیش از آغاز پروژه جدید پیچیدگی‌های ارتباطی را بررسی کنید. یکی از منابع پنهان خرده‌استرس، در مدل کاری امروز آرمیده که بخش مشارکتی بیشتری دارد. تعداد و انواع همکاری‌هایی که برای انجام کارمان باید در آن‌ها مشارکت داشته باشیم به شکل سرسام آوری افزایش یافته است. اما اغلب زمان لازم این تعاملات را در تخمین زمان موردنیاز انجام یک کار یا پروژه حساب نمی‌کنیم.

روابط و اتفاقات را در نظر بگیرید. تمام جوانب روابط و اتفاقات مربوط به هر پروژه یا کار تازه را بسنجید، از جمله اینکه از چه نظر با مسوولیت‌های کنونی شما یا تیمتان تداخل خواهد داشت. برای انجامش به چه افرادی تکیه می‌کنید؟ آیا می‌توانند به آرامی و بدون مشکل با هم کار کنند یا همکاری لازم برای انجام این کار بزرگ‌تر از چیزی است که پیش‌بینی می‌شد؟

اهداف، اولویت‌ها و ذی‌نفعان را مرور کنید. با اسپانسر و رهبر پروژه صحبت کنید تا خاطرجمع شوید که اهداف، اولویت‌ها و ذی‌نفعان مربوط را به درستی درک کرده اید. ممکن است وسوسه شوید پروژه‌های جدید را بلافاصله قبول کنید؛ چون می‌خواهید به شخصی که از شما درخواست کرده کمک کنید یا نشان دهید که می‌توانید از پس کار‌ها بربیایید. اما شما می‌توانید همزمان هم گشاده رو و خوش‌بین باشید و هم قبل از اینکه مسوولیت کاری را بپذیرید بگویید: «به اطلاعات بیشتری درباره این کار نیاز دارم.»

حد و اندازه درخواست را مشخص کنید. با تمام افراد دخیل در پروژه صحبت کنید، از جمله افرادی که در پروژه‌های دیگری همکار شما هستند تا مطمئن شوید که آن‌ها متوجه هستند در پروژه جدید چه چیز‌هایی دخیل است و شما با توجه به تداخل برنامه هایتان از پس انجامش برمی آیید.

هنگام شروع یک پروژه جدید به وضوح مشخص کنید که چه تعهداتی را می‌پذیرید.

سر کار و زمان به توافق برسید. در ابتدا با تیم وقت بگذارید تا مطمئن شوید که درباره چه کاری و چه زمانی هم عقیده هستید. پنج دقیقه وقت بگذارید تا جزئیات را برای خود، ذی‌نفعانتان و هر همکار دیگری که دستی در این کار دارد روشن کنید.

مشخص کنید که مسوولیت چه چیز‌هایی با شماست. باید حد و اندازه درخواست را بدانید تا بفهمید شما - و همکارانی که برای انجام این کار رویشان حساب خواهید کرد- زمان و توانایی لازم برای انجام این کار را دارید یا نه.

یک جدول زمان بندی واضح به همراه انتظارات عملکردی تعیین کنید. در ابتدای کار رسیدن به درک مشترک برای موفقیت همه حیاتی است.

موقعی که با هم کار می‌کنید چشمتان دنبال ناهماهنگی‌ها باشد. سیستم حسی خودتان را برای کشف ناهماهنگی‌ها ایجاد کنید تا بتوانید به سرعت دست به کار حل مشکلات شوید. می‌توانید ۵ یا ۱۰ دقیقه انتهای هر جلسه را به این اختصاص دهید که افراد برداشتشان از گفتگو را تکرار کنند تا مطمئن شوید هیچ چیز به اشتباه تفسیر نشده باشد.

خرده‌ استرس دوم: خطا‌های عملکردی کوچک

عامل یکی دیگر از منابع چشمگیر خرده‌استرس همکارانی هستند که قابل اعتماد نیستند، اما نه از آن نظر که احتمالا شما فکر می‌کنید. معمولا این آدم‌های از زیر کار در رو نیستند که به ما آسیب می‌زنند، چراکه آن‌ها اغلب توسط واحد مدیریت عملکرد و فرآیند‌های استعدادی و مهارتی کنار گذاشته می‌شوند.

اغلب مشکلات زمانی پیش می‌آیند که اشتباهات عملکردی جزئی هم تیمی‌هایی که نیت بدی هم ندارند به شکل غافلگیرکننده‌ای روی هم جمع می‌شوند. اغلب ما به قدری درگیر مسائل مختلفی هستیم که فراموش می‌کنیم، عقب می‌افتیم یا امیدواریم «نسبتا خوب» کافی باشد، چون زیر بار مسوولیت هایمان به شدت تحت فشار و فرسوده ایم. درنهایت در قسمت‌هایی که اصلا چشمگیر و مهم به نظر نمی‌رسند به گونه‌ای سروته کار را هم می‌آوریم که در نهایت نه فقط روی کار خودمان که روی کار همکارانمان هم تاثیر می‌گذارد.

تصور کنید شما مسوول پروژه‌ای هستید و سه هم تیمی دارید. یک نفرشان تعهدات موردنیاز را به درستی درک نکرده، دیگری جذب پروژه اولویت دار دیگری شده و کمتر از آنچه از او انتظار می‌رفت وقت می‌گذارد، در حالی که نفر سوم اولویت را به ضرب الاجل نزدیک جلسه فروش داده و به پروژه شما به قدر کافی توجه نمی‌کند. در چنین شرایطی ممکن است هرکدام از این افراد فقط یک ذره از پروژه شما جا بمانند؛ مثلا عملکردشان فقط ۵ درصد کمتر از آن چیزی باشد که شما انتظار داشتید. ممکن است این اشتباهات غیرعمد به شکل تاخیر در جمع آوری داده‌ای باشد که بقیه تیم به آن احتیاج دارند یا نرسیدن به تصحیح و غلط گیری پیش نویس یک گزارش، نادیده گرفتن منابعی که در واحد‌های گوناگون موردنیاز است و مواردی از این دست. این اشتباهات کوچک ممکن است به تن‌هایی بی اهمیت و ناچیز به نظر برسند، اما برای شما یا برای نتیجه پروژه کوچک نیستند.

شما یا نسبت به پروژه احساس مسوولیت می‌کنید یا نمی‌خواهید به خاطر کار تیمی ضعیف شهرت خودتان به خطر بیفتد. پس پا پیش می‌گذارید - همان طور که تقریبا همیشه این کار را می‌کنید- تا کم کاری‌های همکارانتان را جبران کنید. مجبور می‌شوید برای جبران کاستی‌های همکارانتان ۱۵ درصد به کارتان اضافه کنید آن هم در برنامه‌ای که همین حالا هم تا خرخره پر و شلوغ است - بگذریم از اینکه سایر کارهایتان هم مختل می‌شود. بسیاری از ما هرگز درباره این کوتاهی‌ها حتی به همکارمان شکایت هم نمی‌کنیم؛ فقط خودمان را به آب وآتش می‌زنیم که کار ختم به خیر شود.

ترجمه: دنیای اقتصاد

منبع: کتاب The Microstress Effect